1. Wann beginnt die Suche nach einer neuen Hausverwaltung?
Ca. ein Jahr vor Ende der Bestellung sollte mit der Suche begonnen werden. Je größer das Objekt, desto mehr Vorlaufzeit wird benötigt
2. Welche Informationen benötigt die Hausverwaltung vom interessierten Kunden?
Gerne schreiben Sie uns per E-Mail eine Beschreibung Ihrer WEG und übermitteln folgende Informationen: Größe der WEG, Anschrift, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Wunschtermin für Verwalterwechsel
3. Besichtigung der Liegenschaft
Um ein passendes Angebot zu erstellen, besichtigen wir Ihr Objekt im Beisein eines Wohnungseigentümers, Mitglied des Verwaltungsbeirats oder Hausmeisters
Bei dem Vor-Ort Termin begutachten wir augenscheinlich die Gebäudehülle (Dach, Fassade, Fenster, Balkone), Außenanlage, Treppenhaus und Aufzug, Tiefgaragen, Keller und Dachböden. Hierzu arbeiten wir mit Checklisten
Im Anschluss bietet sich ein informelles Kennenlernen mit weiteren Wohnungseigentümern an, um Fragen und den weiteren Ablauf zu klären
4. Das schriftliche Angebot und der Verwaltervertrag
Das schriftliche Angebot umfasst den gewünschten Bestellzeitraum
Das Angebot unterscheidet zwischen einer Grundvergütung und einer Vergütung für variable Leistungen
Die Vertragsstruktur berücksichtigt das neue WEG Recht (seit 01.12.2020)
5. Selektion der Hausverwalter-Angebote durch die Wohnungseigentümer
Verwalterverträge können noch besprochen und ggfs. angepasst werden
Jeder Eigentümer kann ein Angebot bei einer Hausverwaltung anfordern und dieses zur Abstimmung vorlegen
6. Wahl der neuen Hausverwaltung per Beschlussfassung
In der Eigentümerversammlung (ETV) werden den Wohnungseigentümern die Angebote zur Auswahl gestellt und darüber per Beschluss abgestimmt
Es ist wichtig, dass alle Eigentümer vor der ETV bereits die Möglichkeit hatten, alle Angebote eingehend zu prüfen. Das Vorlegen der Angebote erst während der ETV ist keinesfalls ausreichend
Manchmal werden die Bewerber auch auf die ETV eingeladen, um sich in einer kurzen Präsentation darzustellen. Beachten Sie hierbei aber das Prinzip der Nichtöffentlichkeit
7. Protokoll der ETV mit Bestellungsbeschluss
Als Nachweis Dritten gegenüber muss das ETV Protokoll den Bestellungsbeschluss der neuen Hausverwaltung dokumentieren und das Protokoll muss von zwei Wohnungseigentümern unterschrieben werden
Mit diesem Protokoll wird der Nachweis erbracht, dass eine neue Hausverwaltung bestellt wurde. Oftmals wird die Legitimation noch durch eine Verwaltervollmacht vervollständigt. Nach neuem WEG Recht ist diese Vollmacht nicht mehr notwendig, dennoch wird sie von manchen Institutionen und Dienstleistern weiterhin angefordert
8. Übergabe der WEG Unterlagen
Die neu bestellte Verwaltung nimmt Kontakt zur Vorverwaltung auf und fordert die ersten wichtigen Unterlagen, wie Teilungserklärung, Eigentümerstammliste, Protokoll der letzten ETV und den aktuellen Wirtschaftsplan an
Die wichtigsten Unterlagen werden benötigt, damit wir Ihre WEG in unserer Software (WinCasa, einem IT-Anbieter aus der Nähe von München) anlegen können
Abrechnung über den Wirtschaftsplan im Rahmen der Jahresabrechnung, Ausweis der Einnahmen und Ausgaben
Erstellung eines Vermögensbericht (Vermögenstatus) mit Rücklagen Ausweis, Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens
9. Vorstellung bei den Eigentümern und Geschäftspartner
Alle Eigentümer erhalten ein Anschreiben, mit der Bitte um vollständige Angabe ihrer Kontaktdaten, Namen der Mieter, gemeldete Personenanzahl
Bekanntgabe des neu eingerichteten Giround Tagesgeldkonto (Die WEG Konten werden bei der Volksbank Plochingen geführt)
Wenn gewünscht, erhalten die Eigentümer einen Zugriff auf das Online-Portal etg24, wo sie die Möglichkeit haben, alle Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge aktuell einzusehen
Schriftliche (oder Textform) Vorstellung bei den Dienstleistern, unter Angabe der neuen Kontoverbindung
10. Restliche Übergabe der WEG Unterlagen
Terminabsprache mit der Vorverwaltung. Manchmal wird die neue Hausverwaltung von einem Mitglied des Verwaltungsbeirats begleitet
Erstellung eines Protokolls, der die Übergabe aller Dokumente und Herausgabe der Schlüssel belegt
11. Wie sehen die ersten Arbeitstage der neuen Verwaltung aus?
Überprüfung aller bestehenden Dienstleistungs-, Versorgungs-, Wartungsund Versicherungsverträge, um die Verträge ggfs. zu optimieren und anzupassen
Zeitnahe Erstbegehung des Objekts, um eventuelle Schäden zu erkennen und die Verkehrssicherheit der Liegenschaft zu kontrollieren
Abarbeitung von ggf. noch offenen Beschlüssen
Vorbereitung der ersten ordentlichen ETV mit der neuen Verwaltung